Světu dnes vládne trend minimalismu. Jak si zjednodušit život bez snížení jeho kvality. Ve skříních máme méně oblečení, stěhujeme se do menších bytů, snižujeme svoje životní náklady. Hlavním heslem je, že více neznamená vždy lépe. Jak ale tento trend aplikovat na náš pracovní den? Dělat méně práce lépe, pracovat na kvalitnějších a zajímavějších úkolech a večer odcházet domů s uspokojivým pocite, že mám hotovo? Minimalistický pracovní přístup vychází z předpokladu, že ne vše na Vašem seznamu úkolů má právo být. Zaměřením se na ty skutečně podstatné úkoly uvolníte sami sobě ruce, získáte více času plnit tyto úkoly skutečně dobře a posunout se efektivněji k vybranému cíli.
Rozhodněte se, co je důležité
Nejste superžena a nemůžete dělat všechno. Byť si to Váš šéf nebo i Vaše rodina zřejmě myslí. Minimalismus nemůže fungovat bez stanovení si jasných a konkrétních cílů. Vyškrtat úkoly z vašeho to-do seznamu nelze namátkou. Hmm dnes se mi nechce, udělám jen první polovinu. Toto rozhodnutí z Vás neudělá minimalistu, ale nezodpovědného lenocha. Bohužel. Jak tedy na to? Nahlížejte na všechny své úkoly optikou Vámi stanovených cílů. Těchto cílů může být několik, a to jak pracovních, tak osobních. V tomto roce chci navýšit zákaznickou základnu o 50%. Chci se doma méně stresovat. U každého jednotlivého úkolu se poté rozhodněte, zda Vás jeho splnění posune blíže k Vašemu cíli. Pokud ano, má jeho přítomnost ve Vašem seznamu svůj smysl. Naučte se říkat ne na úkoly a zadání, která nepodporují Váš cíl.
Nastavte si priority
Každý den začněte s plánem. Není důležité, zda máte seznam úkolů sepsaný na papíře nebo používáte nějakou workflow aplikaci. Podstatné je denně věnovat několik minut vytvoření plánu, jeho organizaci a aktualizaci. Podpořte vznik pozitivního návyku.
Každý den zvolte tři nejdůležitější úkoly dne, kolem kterých si vytvořte síť ostatních pomocných úkolů, kterou podpoří jejich splnění. Tyto cíle jsou Váš MPV, minimální pracovní výkon. I kdyby se ten den, nic jiného nepodařilo, tyto tři úkoly Vás drží nad vodou. Jakmile se objeví rozptýlení, a ono se vždycky něco najde (urgentní úkol, nová zajímavá příležitost, pokec s kolegyní u kávičky), tyto úkoly Vám pomohou se správně rozhodnout. Jaký vliv bude mít na splnění mého cíle, pokud půjdu na delší oběd?
Odřízněte rozptýlení
V dnešní době existuje řada vědeckých studií, které dokazují, že multitasking nás nečiní více, ale naopak méně produktivními. Faktem je, že náš mozek není pro multitask stvořený. Minimalismus napomáhá soustředění, děláte-li jednu věc, soustřeďte se pouze na ni, dokud ji nedokončíte. Vyhoří Vaše firma, pokud na právě došlý email neodpovíte ihned, ale až za půl hodiny? Pomůže Vám rolování Facebooku ve splnění Vašich cílů? Pokud je odpověď ne, není nic snazšího, než zavřít stránku a začít se věnovat něčemu smysluplnému.
Automatizace
Jednou za čas se bojuji s pocitem, že mi pracovní operativa přerůstá přes hlavu. Denně odpovím na desítky emailových či telefonických dotazů, odešlu spoustu reportů, zdlouhavě stahuji data a informace z různých databází, abych zjistila, že větší část pracovního dne je za mnou a já jsem vlastně ještě pořádně nezačala pracovat. Mým lékem je automatizace. Jednou za čas si začnu vést podrobný seznam činností, které v daném období (ideálně 1-2 týdny) vykonávám. Tento seznam pak analyzuji. Jsou tam činnosti, které mohu zcela vypustit, protože je dělám jen ze zvyku a ke své práci je nepotřebuji? Přeposílám emaily, které dostávám jen informativně? Mnoho těchto činností lze vyřešit například automatickým nastavením přeposlání emailu (dle filtru, či předmětu), sjednocením pracovního postupu, který byl dosud rozkouskován do několika dnů. Tedy reorganizací všech pracovních postupů a zavedením automatizace všude tam, kde je to možné. Vyzkoušejte to a budete překvapení, kolik času Vám to ušetří.
Méně je více
Existují stovky způsobů jak si organizovat práci, od obyčejného poznámkového bloku, přes samolepicí bločky až po moderní vychytané aplikace. Každému vyhovuje jiný způsob. Já doporučuji zkoušet a jakmile najdete tu, která je Vaší krevní skupinou, držte se jí. Organizovat si úkoly ve více než jedné aplikaci Vám zbytečně krade čas. Jedna je víc než dost.
Přizpůsobte se
Detailní plány a přísné harmonogramy většinou moc nefungují. Je vaše pracovní náplň také velmi pestrá a někdy prostě nevíte dne ani hodiny, kdy se něco zásadního změní? Nebojte se odchýlit se od Vašeho denního plánu. Mějte na zřeteli Vaše dlouhodobé cíle, ale neváhejte tvarovat a měnit cestu, kterou k nim směřujete.
