Milí přátelé,
chystám se na dovolenou. To je pro mě vždy čas těšení se, očekávání, ale také zběsilého dokončování (nejen) pracovních úkolů, které chci mít před vstupem do letadla hotové. Není totiž nic horšího než si celou dovolenku představovat tu hromadu nesplněných úkolů, které jsem doma nechala.
Time managment je skloňován ve všech manažerských i nemanažerských funkcích, jako spásná technika, která nám umožní efektivně plánovat náš čas. Většina z nás se učí řídit svůj čas tou nejtěžší cestou… z vlastních chyb. Každý den máme k dispozici vždy stejné množství času. Na začátku každého plánování je třeba si položit tu nejdůležitější otázku: Čeho chci dosáhnout? Jaké jsou moje priority dnes, zítra, obecně? Jiné priority má podnikatel rozvíjející svůj obchod, jiné priority má maminka na mateřské a jiné mám já s pěti deadliny na krku. To jsou naše denní priority. Priority obecné však máme všichni stejné, chceme najít náš „ideální den“, kdy budeme mít dostatek spánku a zábavy a budeme pracovat méně.
Zde je několik triků, které mi pomáhají plánovat si čas efektivně a bez výčitek.
1. Volba priorit.
Váš time managment může být na úrovni expert, přesto nemůžete stihnout všechno. Prostě ne. Smiřte se s tím. Tečka. Zvolte, co je pro Vás důležité, které úkoly nesnesou další odklad. Dvě různé povinnosti nikdy nejsou stejně důležité.
2. Plánuj maximálně 5 hodin skutečné práce.
Ne, to neznamená, že budete mít 5 hodinový pracovní den. Bohužel. To znamená, že máte naplánovány pracovní úkoly, které zaberou 5 hodin. Vždy se najde něco, co vyplní zbývající čas. Pracovat déle neznamená vždy pracovat efektivněji.
3. Pracuj, když jsi v pohodě.
Je normální, že někdy se Vám prostě nechce a jindy pracujete bez námahy 12 hodin v kuse. To je v pořádku. Nedaří se Vám dnes koncentrovat na práci? Nehroťte to. Dejte si kávu, projděte se parkem, odpočiňte si. Nucením se k práci nedosáhnete efektivity, pouze větší nechuti a rychlejšímu vyhoření. Začněte pomalu, s malými úkoly.
4. Multi tasking nefunguje.
Je to tak. Nelze efektivně plnit několik úkolů současně. Tím pouze spolehlivě zabijete svoje soustředění. Pracujte na jednom úkolu po druhém.
5. Deadliny naopak fungují.
Máte-li omezené množství času, obvykle se lépe soustředíte, jste efektivnější a soustředěnější. Čím blíž je však skutečný deadline, tím více stresu produkuje. Nezačínejte s úkoly na poslední chvíli. Chcete-li jeden příklad za všechny, přemýšlejte o oblíbeném deadlinu 24.12. Vánoce. Nelze ho posunout. Nelze ho ignorovat. Ale nakupovat dárky 23 odpoledne, to už je pořádná dávka stresu.
6. Nejdůležitější je začít.
Vlastní perfekcionismus nás omezuje. Chceme dokonalost, proto plnění úkolů odkládáme, dokud se nebudeme cítit dostatečně připraveni. Lepší strategií je však začít a postupně se zdokonalovat.
7. Delegování také funguje.
Často máme pocit, že úkol splníme nejlépe sami. Často je to pravda. Když někdo umí udělat tvou práci alespoň na 80% tak kvalitně jako ty, deleguj. Získáš čas na další úkoly.
8. Dělej si přestávky mezi úkoly.
Přestávka je jednak malou odměnou, na kterou se můžete těšit, druhak pomůže uzavřít předchozí úkol tak, abychom na něj již nemysleli (znáte to, co jsem mohl udělat jinak a lépe?). V neposlední řadě předejte prokrastinaci.
9. Napiš své myšlenky
Snažíte se soustředit na úkol, ale místo toho Vám hlavou neustále běží myšlenka nebo nápad, které jsou sice podnětné a užitečné, ale naprosto nesouvisí s aktuálním úkolem. Dejte si pár minut a tuto myšlenku napište na papír. Pomůže to vyčistit si hlavu.
